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干部人事档案数字化加工应该注意什么?

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干部人事档案是反映干部成长历程的重要资料,也是全面考察了解干部的重要依据,近年来,随着《干部人事档案工作条例》的出台以及全国、自治区干部人事档案工作会议的召开,为新时期如何进一步管好档案、用好档案提出了要求,指明了方向。

今天就干部人事档案数字化加工应该需要注意的问题向大家释疑

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Q:干部档案材料编码原则是什么?

A:干部人事档案材料编码,包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号;份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔,标在每份材料第一面的右上角。具体来说,第一类、第二类、第三类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下:

1-1、1-2……

2-1、2-2……

3-1、3-2……

5-1、5-2……

6-1、6-2……

7-1、7-2……

8-1、8-2……

10-1、10-2……

备注:前面的数字代表材料所归属的类别,后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料,依次类推。

第四类材料顺序号的编写如下:

4-1-1、4-1-2……

4-2-1、4-2-2……

4-3-1、4-3-2……

4-4-1、4-4-2……

第九类材料顺序号的编写如下:

9-1-1、9-1-2……

9-2-1、9-2-2……

9-3-1、9-3-2……

9-4-1、9-4-2……

备注:第一个数字代表材料所属大类别,中间数字代表材料所属小类别,最后数字代表材料在每小类中的排序号。如“9-1-1”表示第九类第一小类工资材料中的第一份材料,依次类推。

在每份材料右上角编上顺序号的同时,用铅笔在材料每面的右下角编上页码(正面右下角,反面左下角)。
有封面的材料要从封面开始编写(如干部履历表的封面要编页);凡有图文的页面,每面作为一页(如入党志愿书中的说明页和誓词页都要编页);空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料,统一编写页数;注意:所有已有印刷编码的材料,如干部履历表一律也要手工编页,编页方法按照如上四点执行。

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Q:干部档案目录中“材料形成时间”如何把握?

A:“材料形成时间”填写材料落款时间,是以文件办理完毕、正式生效时间为准。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的,必须填写齐全。个别材料年月日均没有的,不用填写。复制的档案材料,采用原材料形成的时间。


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Q:干部档案目录“备注”应该如何填写?

A:“备注”是填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的《干部任免审批表》,要在备注中注明“含有考察材料”;复印件等情况也应注明。


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Q:干部档案材料归档排序原则是什么?

A:排序是指将每一类别的材料,按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系,排列顺序,并通过编写“顺序号+页码”将材料固定下来。

排序方法有2种:一是按材料形成的时间排序;二是按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。

按材料形成的时间排序,这种方法适用于干部档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

注意:第四类、第九类材料排序时,是在采用二级分类之后,各小类中分别按时间先后进行排序。同期《干部任免审批表》与考察(考核)材料,合并为一份材料,排序为《干部任免审批表》在前、考察(考核)材料在后,不按时间排序。

按材料的内容以及材料之间的内在联系排序,这种方法适用于第五、六、八类材料。第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料排序:入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前;党员登记表等可按时间先后依次排序。

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Q:档案技术加工时,应该注意哪些问题?

A:对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的,应进行复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌,不能任意扩大或缩小,不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰,所用材料要符合档案保护要求。复制件应附在原件后,与原件作为一件。

1.横版材料要竖放,并保持同一方向。

2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料过度裁剪。

3.幅面过小或破损严重的材料应进行托裱,托裱应统一用普通印刷白纸。档案材料一般应留够2厘米的装订边,装订边过窄或装订线内有文字的材料应用白纸加边。

4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属物必须拆除。

5.档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。如果左侧的空白边不够,要托裱出装订边,注意不能压字。对于个别不规则的材料,要进行折叠。

6.装订好的档案,档案目录置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不脱页、不倒页、不压字、不损坏文件。

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Q:零散材料接收后,多长时间应该归入本人档案?

A根据《干部人事档案材料收集归档规定》,符合归档要求的材料,必须在接收之日起一个月内,放入本人档案,一年内整理归档。


文章分类: 档案技术
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