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关于对企业退休人员档案整理要求的说明

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关于对企业退休人员档案整理要求的说明


为使我市企业退休人员档案整理工作规范化,便于档案的保管和利用,现就我市企业退休人员档案整理工作要求作如下说明:

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企业退休人员档案的内容和分类

企业整理退休人员档案时,应本着完整、条理、真实的原则,按档案内容将其分为以下四类:

(一)招工、退休材料:包括招工(入伍)审批表、病退材料、退休申请表、公示结果、退休审批表等;

    (二)工资待遇材料:包括转正定级、升级、调资等

各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料,保险福利待遇核定等材料;

    (三)加入党团材料:包括中国共产党入党申请书、入党志愿书、转正申请书、中国共产党党员登记表,党纪处分材料,入团申请书、入团志愿书、团员登记表、退团材料,加入民主党派的有关材料;

(四)其他材料:不属于上述三类的材料一律归入此类(整理时应按原档案管理分类排序归类)。

二、企业退休人员档案卷内文件目录的登记

目录是查阅档案内容的索引,目录登记要求清晰、确切、精炼,目录应放在档案首页,包括以下内容:

1.类号和顺序号(如第一类第一份,在目录应登记为“一、1”,以此类推);

2.材料名称(有题名一般要登记全称,无题名或题名不准确重拟题名,题名称较长可以用规范简称缩写,但应准确反映材料的主要内容);

3.材料制成的时间(材料制成时间要填全年月日,一般采用落款时间);

4.材料的份数,页码的计算登记。材料份数应以每个完整材料为一份;材料页数的计算,每面为一页,无内容的页面不计算页数,并按页码数如数填写,封面封底及衬纸后空白页不计算页数,封二或封三的填写说明不算页数。

书写目录时,应在每类目录之后,留出适量的空格,供补充材料使用。

3
企业退休人员档案整理要求

1.排序:在具体整理档案时,所有材料按档案形成时间的先后排序。并在每份材料第一页的右上角编上类号和顺序号(此编号与目录编号要一致,具体格式为:类号—顺序号,如第二类第三份材料的编号格式为2—3)

    2.技术加工:对招工(入伍)登记表、退休审批表、工资待遇等重要材料,有用纸不规则、破损、卷角和折皱等情况的,要进行剪裁、裱糊、包边等技术加工,以延长档案文件材料的保存寿命。

    文件材料上有大头针、曲别针、订书针等金属物品,要去除,防止锈蚀。

4
企业退休人员档案的装订

    在装订退休人员档案时,用白色卡线装订,长度要适中。装订时,将全卷材料卷面向下,把卡线对折,然后将折点当穿头,由卷面中眼穿至卷底,最后将已穿过卷底上下两线头,同时朝卷底中眼的折头带孔中对穿打结。

    五、档案的编号及档案盒脊背的填写

    (一)档案的编号

    1.档案编号的构成:档号由社保个人编号、单位社保编码、案卷顺序号三级代码构成。①社保个人编号(填写社保个人编号后8位阿拉伯数字),以职工退休待遇审批表个人编号为准;②单位社保编码(6位阿拉伯数字),以职工退休待遇审批表单位编码为准;③案卷顺序号(单位移交退休人员编号),此号到移交市档案馆时统一编制。

    2.档案编号的要求:①确保唯一性,一人一档,一档一号,不得重复;②用耐久字迹(炭素、篮黑墨水等)规范填写在档案盒脊背的指定位置。

    (二)档案盒脊背的填写

    横向填写档号,竖向填写单位名称,原工作单位可用雕刻的印章加盖,填写时要求字迹清晰耐久、书写端正、整齐美观。

示例:

    (三)档案盒封面填写个人身份证号码

六、使用统一标准的目录、封皮和档案盒

企业整理退休人员档案所需的目录、封皮和档案盒由市档案局统一印制,各参保单位和个人需要时向市档案局购买。

七、对已整理好的档案的处理

已按人事档案整理标准将退休人员档案分十类整理好的企业,只需按四类重新填写一份目录,并注明在原目录中的对应位置,档案材料可不再重新整理装订。



企业退休人员档案移交清单

                       二〇      年   月   日


移交单位



验收单位


接收单位


接收时限



档案

验收

情况

根据档案整理要求,       年   月   日,市档案馆、市退管中心对          单位退休人员档案进行了验收,认为合格,同意移交市档案馆。


验收人(签名):




档案

移交

情况



    本次移交     名企业退休人员档案共   册。

本次移交目录    份。具体见《企业退休人员档案移交花名册》。



移交单位(盖章)       移交人(签字)


接收单位(盖章)       接收人(签字)


验收单位(盖章)       验收人(签字)   



企业退休人员档案移交花名册

单位名称(章):                                单位编码:

序号

姓   名

社保个人编号

身份证号

备 注












































































说明:本表一式叁份,移交企业、档案馆、退管中心各执一份。




文章分类: 档案技术
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