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数字档案在人民法院的发展与应用

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2015

年,国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华对浙江省高级人民法院等单位的数字档案室建设经验做出高度评价,省委领导在浙江省数字档案室建设推进会上也充分肯定了浙江高院的经验与做法。

现存问题:

解决方式:

夯实基础,全面充实数字档案内涵

01

着力推行归档报结

为从根本上解决少数案卷归档久拖失控的积弊,明确全省三级法院所有案件一律待归档后,由档案部门点击结案日期,在全国法院率先以归档数作为结案数,倒逼案卷及时、完整归档,实现了案件的“随结随归”,夯实了档案数字化基础。

02

加快纸质档案数字化

2013年,浙江法院全面启动纸质档案数字化工作。通过服务外包方式对全省法院库存2400余万册纸质档案进行扫描加工,形成数字影像并上传审判信息系统。同时,采取季度通报、年度检查、不定时远程抽检等多种形式,督促各法院严格把握扫描加工的质量和进度。目前,全省法院已基本完成全库纸质档案的数字化。

03

推进电子卷宗同步生成

2017年,根据最高法要求,浙江法院在全省推进电子卷宗同步生成及深度利用工作,即各类案件办理过程中收集和产生的诉讼文件能够随时电子化并上传到案件办理系统,经过文档化、数据化、结构化处理,实现案件办理、诉讼服务和司法管理中各类业务应用的自动化、智能化。全省各级法院将该项工作纳入“一把手”工程,坚持主要领导亲自抓,明确牵头部门负责工作的整体推进和管理,通过聘请专业化社会服务团队负责电子卷宗的生成、排版、目录归类和上传。同时,结合OCR文字识别相关信息自动回填至审判执行系统,方便直接提取相关案件信息,促进电子卷宗深度应用。

04

整合档案流程系统

浙江法院对原有电子档案系统进行整合,实现档案系统与审判系统对接,改变以往电子档案与审判流程割裂的状态,使案件从立案、审理到归档直至电子化,形成一条完整流程,并在信息系统上形成各类节点信息,通过归档操作,最终汇入数字档案信息库。

统一规范,实现档案管理智能发展

浙江法院充分利用现代信息技术,大力推进数字档案室建设,全面探索既符合司法规律又适应大数据时代需求的档案智能化道路。

01

科学规划,规范制度

立足全省法院,加强顶层设计,对网上归档、扫描加工的文件格式标准、管理系统的流程和操作方法,特别是对电子档案远程调阅卷的操作流程及查阅范围等,制订了一系列全省统一的工作规范,使得法院电子档案从生成到利用的整个过程有据可循,实现标准化、规范化管理。

02

明确权限,确保安全

对电子档案的查阅设定相应的权限,规定了“申请、审批、查阅、收回”四步走的流程。办案人员在系统内对所需电子档案通过当事人、案号、案由等信息进行检索后,提出在线申请,经档案员审核后,可根据相关规定,授予该案卷一定时限的查阅权限。在此期间,办案人员可以在本人的账号下查阅、打印该案卷材料,待时限过后,系统将自动收回权限。信息系统设置的使用权限和日志管理等安全与维护功能,为电子档案的使用提供了安全保障。

03

注重合作,加强建设

根据浙江省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求,为推进全省法院数字档案室建设,巩固法院数字档案成果,2016年,浙江省高院与省档案局联合在全省开展示范数字室的评定工作。评定工作根据《数字档案室建设指南》《人民法院电子诉讼档案管理办法》《浙江省数字档案室建设测评标准》要求,制定考核细则,对纸质档案数字化、扫描质量、档案利用、远程调阅等方面进行量化评估。2016年,共有48家法院被评为“示范数字档案室”,2017年计划全部完成“示范数字档案室”评定。

强化服务,拓宽档案利用新模式

有效利用数字档案,挖掘其信息资源,为审判工作服务是法院档案工作的重要方面,也是数字档案最直接的价值体现。

01

辅助审判,服务法官办案

利用现有档案数据库为法官办案服务。通过审判信息系统,将法官的每台电脑都变成一个“虚拟档案室”。法官可以在线实现本院调阅卷、法院间调阅卷。缩短案件办理时间,在实现电子档案即时传送的同时,也确保了实体档案的安全,还可以调阅省内其他法院的关联案件或相似案件档案,协助法官快速查阅到以往判例的视频影像,统一审判尺度。

02

创新理念,服务内部管理

传统工作需要调取大量的实体案卷,且案卷只能供一人查阅。如今通过档案信息系统,调阅档案不再受时间、空间上的限制,可以实现多人同时、随时调阅,减轻了调取实体档案的工作量。

03

提高公信,服务群众

开展电子档案自助查阅服务与异地调卷服务。为便于当事人及其诉讼代理人查阅档案,满足其诉讼需求,提供更高效、便捷的档案查阅服务,浙江省法院在立案大厅或档案室设立电子档案自助查阅服务机。当事人可持身份证、案卷号前往就近法院查阅所需档案,节省时间和路程。

04

拓宽渠道,打造律师服务平台

为进一步拓展全省法院司法服务渠道,促进法官与律师的良性互动,增强法院诉讼的透明度,浙江高院于2015年为律师度身定制“浙江法院律师服务平台”,全省1160余家律师事务所的1.4万余名律师均可享受到律师服务平台的快捷服务。通过网络即可实现阅卷,做到“足不出所完成办案”,工作效率得到明显提高。


法院档案工作肩负着验证法律公平与正义的使命。以档案为凭,让档案说话,充分发挥法院档案工作新形势下的新使命。依托现代信息化技术,使档案从传统的“信息孤岛”融合成互联互通的大数据档案体系,推动法院档案工作朝着智能化、信息化、科学化的方向发展。

《中国档案》2017年10月刊

《法院数字档案的发展与应用》


文章分类: 档案动态
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