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档案数字化加工过程中应注意的几点问题

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档案数字化加工过程不但要兼顾技术与质量还要考虑到信息安全问题,这是目前档案数字化加工过程中非常常见的问题,也是影响加工过程效率和质量的主要问题。

1 档案数字化加工过程中技术问题

  档案数字化过程需要应用到多种技术,在技术的相互作用下,实现大量的档案资料资源共享和共建功能,在这样的情况下,标准化处理数据则是档案数字化过程的关键,也是值得注意的问题之一。一旦一方数据库结构有偏差,或出现数据不规范现象,对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响,增加资源共享的难度。数据标准性差和档案数字化加工过程中的技术标准之间有很大的关联,因此,需要技术人员和相关档案数字化加工工作人员尽量避免这一现象的发生。
  通过相互能够兼容的系统进行加工,防护系统之间相互攻击和排斥。另外,在档案数字化过程中设置标准应该符合国际标准,以及我国中文信息资源标准。档案数字化加工的目的是将地区档案馆相互贯通,实现全国档案馆以及全球档案馆一体化,进而达到资源共享功能。所以,在这样的要求下,档案数字加工过程中,操作的标准性决定这一目标是否能够完成,按照相应数据描述标准和网络资源取舍标准等进行档案系统设计,才能保障档案数字化加工顺利进行。


2 档案数字化加工过程中质量问题

  办公自动化系统已经在社会上应用较长时间,但是大部分应用企业或个人对档案数字化管理并不重视,加上以往数据管理模式和企业管理制度的影响,导致档案数字化利用率较低。计算机在整个档案数字化加工过程中充当文字录入功能和编辑、打印功能,通过人力输入,而档案数据不但只有眼前的资料还有网络上大量的数据档案,这样的工作方式不但浪费人工资源,还对开发质量造成了较大的影响。
  档案数字化加工过程对质量要求较高,因此应该选择适当的设备,工作过程中不但要将质量放在首位,还要保证档案流失现象的出现,合理选择数字化处理设备和相机、速拍仪的使用能够对档案数字化加工过程中的质量有一定的保证。
  当实体档案便于拆卷和恢复的情况下,应选择高速文档扫描仪等设备,以确保数字化产品较高的质量。


3 档案数字化加工过程中安全问题

  档案数字化加工过程最为主要的便是安全性,无论在档案信息载体安全性上能够体现,在档案安全传输上也能体现出安全性对档案数字化过程的重要性。首先,载体安全指的是计算机系统,也就是软件对信息的存储功能安全和计算机影响对信息安全的影响。其次传输安全主要指的是网络防御能力,也就是对黑客和病毒的防御能力,一旦发生黑客和病毒便会泄露信息,严重损害加工过程的整体效率。因此,信息安全是保障档案数字化加工过程是否能按时完成、质量完成的基础。

  针对这一现象,笔者认为在档案数字化加工过程中应利用技术和手段设置密集的防御系统,加强访问控制功能。增强安全意识,建立章程制度,明确个人责任,提高档案安全保密工作的重视程度。加强档案搬运过程中安全管理机制,保障档案的安全,设立监控系统和防盗系统,设立监督人员,保障档案的绝对安全性。做好档案扫描钱的准备工作,合理使用数字化设备,保障原件的完好性。严格按照规范数字化加工场地进行管理,工作人员必须持有有磁卡的工作牌才能进入档案室工作区域。严格把控数字化产品的验收和收尾,设立专门人员进行验收,按照档案整理-档案扫描和图像处理等步骤标准执行。


档案数字化加工过程中需要考虑到方方面面,且需要成熟的管理制度和监管制度,注意档案数字化加工过程的安全、质量和技术问题,为档案数字化的实现打下坚实的基础。


文章分类: 档案技术
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