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家庭档案分类及归档范围表

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家庭档案收集归档

(一)家庭档案的收集

    1、收集要求:遵循家庭档案自然形成规律,保持各门类载体档案齐全完整,提高家庭档案收集质量,突出家庭建档特色。

 2、收集方法:家庭档案的收集方式宜灵活务实,随时收集与定期收集相结合,因时收集、因人收集、因事收集。

 3、收集范围:家庭及其成员工作、学习、生活中形成的有保存价值的各门类和载体的相关材料,均可列入家庭档案的收集范围。通过征集、征购等方式获得的收藏品亦可列入家庭档案的范围。

家庭档案分类及归档范围

家庭档案分类及归档范围表


序号
类目名称
归  档  范  围
1
成员成长类
婴幼儿时期档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作经历档案(包括干部职工登记表、工作证、工作日记、退休证等)、逝世及安葬情况等。
2
家庭历史类
   族谱、家谱、家训、大事记、家族简史;父系亲属和母系亲属简况;住宅变迁记录、全家福和长辈照片等音像档案;传代品等。
3
家庭资产类
   当家理财记录;投资承包、租赁、雇用、买卖方面的协议、合同书等;个体经营的营业执照、纳税证明等;股票、基金、债券投资材料;保险收据及保险单;存款单;有关房屋、土地、财产的契约、证照及公证材料;购物发票及说明书等。
4
荣誉成果类
荣誉类:党团证、奖章、奖状、荣誉证书、模范事迹材料;职务任命文件及证书、职称证书、聘任证书、各种会员证等。
成果类:工作日记;发表的论文、著作及其手稿;科研、革新、发明材料等。
5
医疗保健类
医疗类:家庭成员的体检记录、防疫记录、就诊记录、家庭病史记录、病历等。
保健类:健康体检报告、营养知识方面的材料;体育锻炼及健身方面的材料;养生方面的材料等。
6
社交旅游类
社交类:家庭各类庆典的礼尚往来材料;亲朋通讯联络资料;往来书信、贺卡、邮件等。
旅游类:外出旅游记录、景点门票、旅游地图、车船机票、港澳通行证、护照等。
7
声像电子类
反映家庭成员活动的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、移动硬盘等。
8
家庭藏品类
   珠宝玉器、钱币邮票、票券商标、徽章标本、奇石陶瓷、书法绘画、纸品文献等。
9
图书资料类
   家庭图书、读书笔记、摘抄或剪辑的各种资料等。
10
其他有关材料


(三)家庭档案的整理

1、基本原则

家庭档案按件进行整理,整理时应遵循相关材料的形成规律,保持材料之间的有机联系。

2、分类

家庭档案可分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料及其他有关材料等十大类。每个大类下根据实际情况可分若干二级类目。

各家庭可根据实际情况,确定其家庭档案的分类方法。

3、排列

件的排列:应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

档案盒的排列:家庭档案整理完毕装盒后,先按类别排列,再按时间顺序排列。

4、编号

家庭档案的编号包括件号、页号、盒号,用以固定家庭档案的排列顺序和存放位置,便于查找和利用。

件号:在家庭档案有序排列的基础上,给每件档案一个流水号。编号应按类别中的档案排列顺序,从“1”开始由低向高的顺序编制。

页号:纸质归档材料一般应以件为单位逐页编制页码,分别标注在材料正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的或拟编制页码与原有页码相同的,可以保持原有页码不变。  盒号:盒号的编制可按档案分类的排列顺序,从“1”开始编流水号。

 5、编目

家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写档案盒脊背标签。

家庭档案目录的编写:主要包括件号、题名、形成者、日期、页(张)数、盒号、备注等。电子档案目录还需填写操作者、背景信息、存储载体等内容。家庭档案目录按类别中的档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。

家庭档案盒脊背标签的填写:在家庭档案盒脊背标签上填写档案类别、盒号。

家庭档案数量少的可不编目。

 6、装盒

 家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入盒(袋、文件夹)等装具内,并填写档案盒脊背及备考表项目。不同类别的档案不能装入同一个档案盒。

三、家庭档案的保管保管利用

(一)家庭档案的存放

1.存放方式:家庭档案可采取集中存放或分散存放两种方式;若分散存放,可在家庭档案目录中注明,便于查找。

2.存放方法:普通档案可放入箱、柜、架等装具里集中存放,私密、贵重的档案可单独存放。

征得国家综合档案馆同意,家庭档案所有者可以自愿向国家综合档案馆移交、捐赠其家庭档案。

不具备保管条件的家庭可将其珍贵档案寄存国家综合档案馆。

(二)家庭档案的保护

家庭档案应妥善保管,注意防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘。具体保护措施要因地制宜、量力而行。

(三)家庭档案的利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案。征得家庭成员同意,家庭档案也可提供社会利用。涉及个人隐私的家庭档案须经本人同意方可利用。

文章分类: 档案技术
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