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【业务新人小课堂】“卷”、“件”傻傻分不清楚?

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初次接触档案工作,很多档案新人对两个档案管理的基本名词不是很清楚和把握,这里小编根据所学简单整理了下,希望对大家理解有所帮助哦。

一、件与案卷的概念

 卷:具有某种特征的若干文件的组合体。某一案卷所反映出来的突出问题,应当是该案卷最主要的类别特征。

 件:件是档案管理中最基本的单位,多件可以放在一个案卷里,也可以独立成为归档单位,如文书档案。


二、件与案卷的异同点

(一)相同点:都是保存档案的基本单位

(二)不同点:

1.盖章:以件为单位保存的需在每一件首页上加盖档号章;以卷为单位保存整体装订的只在首页加盖归档章,以卷为单位保存以件装订的需要在每一份文件首页加盖归档章。

2.著录:字段有一定差异

3.使用范围:

1)件:主要用于文书类档案与项目前期文件

2)卷:科技档案(五大类16小类)和专门业务档案。

三、“件”与“为一件”的区别

件:即自然件,一份文件;但档案中所说的件是指“为一件”的文件;

为一件:可能是一份文件,也可能是多份文件。为一件的含义即将归档的文件实体装订在一起。如:来文与复文为一件,请示与批复为一件。

四、件与卷的理解误区

1.一个档案盒就是一件,这种理解不完全对。如果一卷内容很多,可能要分册装在若干个盒子里,但总体还是一卷,只是分了若干册分别装在不同的盒子里;

2.将一件理解为一卷,这个也是不对的。一卷里面有多个自然件,一个自然件可能有多页,多页装订在一起只是一个自然件,可以一卷整体装订,也可以一个自然件装订在一起。以自然件装订需在每件文件首页右上角空白处加盖归档章,整体一卷装订的话只需在首页右上角空白处加盖归档章。


文章分类: 档案技术
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