武汉云典档案整理咨询有限公司

档案业务知识

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1、档案装订时为什么必须去除金属装订物?

答:因为回形针等金属装订物容易生锈,所以在档案整理过程中必须去除金属装订物,以利延长档案寿命。

2、为什么不能用圆珠笔书写档案?

答:圆珠笔的问世,给当代社会提供了方便流利的书写工具,深受人们的欢迎。但若使用圆珠笔书写作为永久、长期保存的档案,时间一长,字迹就会褪色。所以要求大家增强档案意识,杜绝用圆珠笔书写需要归档的档案材料。

3.我们经常看到有档案盒和无酸纸档案盒他们到底有什么不同呢?

  无酸纸档案盒的称呼来源于其材质,无酸就是指纸张的pH值为7.0 (中性) 或更高(碱性)。在正常的使用和保存条件下,无酸纸的使用寿命可以达到200年左右。而且不会出现明显的变质现象。

 我们在看看无酸纸档案盒和牛皮纸档案盒的区别    

1)用纸      

 无酸纸档案盒:用340克无酸纸双裱而成。  

 牛皮纸档案盒:用做一般纸箱的箱板纸,约250克(严格意义上并不是牛皮纸)                                                             2)厚度  

 无酸纸档案盒:双裱后680克的无酸纸的厚度纸一毫米

 牛皮纸档案盒:箱板纸约250克,双裱后约0.7毫米  

3)颜色及平整度  

 无酸纸档案盒:颜色均匀,色淡,纸张表面光洁平整

 牛皮纸档案盒:颜色土黄不均,色差大,表面粗糙

4.档案盒规格有哪些?

不同类型的档案盒,档案盒规格不一样,封面尺寸规格采用310mm×220mm,厚度10mm——60mm,盒盖翻口处中部设置绳带,便于系紧卷盒,供A4型纸用。


5.在折叠档案盒的时候,在卷盒脊背等陈迹线处偶尔会出现断裂、起毛现象,如何预防这种现象的发生呢?

   在卷盒的折叠处正背面辨别沾温水擦拭1~2分钟后再折叠结果最佳,此时断裂处及起毛处均最低。做法:①把档案盒平放在桌子上,用旧毛巾和软布沾温水沿折叠线陈迹正、反两面重复擦拭,端头要比其它当地多擦几下;②擦试后停放1-2分钟,待水迹洇干后再进行折叠。

6.为什么每卷每盒档案都必须放置备考表?

答:备考表是用以对卷(盒)内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明,无论在归档文件整理阶段,还是在档案保管阶段,都需要有备考表来填写这些内容。

此外,备考表还设有整理人、检查人和日期等项目,这些项目起到明确整理工作责任,强化监督的作用,对每盒归档文件来说都是必不可少的。

7.什么叫电子文件与纸质文件“双套制”收集归档?

答:信息时代实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档是一种必然的最佳选择。所谓“双套制”,即将经确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件,收集时必须将电子文件的硬拷贝与相应的纸质文件一并归档。


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文章分类: 档案技术
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