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如何做好基建工程的档案工作

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基建工程项目具有投资大、周期长、流程长、阶段多、参建单位多、项目文件资料多专业性和综合性等特点。基建工程档案作为一条重要的信息链,贯穿于工程项目的提出、可行性研究、勘测设计、招投标、施工、调试、竣工、试投产等各个环节,是直接反映建设工程档案管理工作质量和工程质量的重要载体和凭证。而基建项目档案管理具有自己的特殊性,它从形成、整理、审核到移交,需要建设、设计、施工、监理、设备供应以及安装等各个参建单位共同来完成,是一项需要密切配合的工作。随着国家建设体制的改革,项目法人制、招投标制、监理负责制等相关制度的实行,对工程质量的控制越来越严,基建项目的档案工作如何与之相适应的问题也摆到工程项目档案管理人员的面前。如何才能做好基建工程的档案工作?笔者认为,首先应对如何管理工程档案要有一个清晰的工作思路,并在工作中重点注意以下几个方面的问题。

1. 明确管理职责 完善组织保证体系

从建设项目开始,就应该对基建工程项目档案统筹帷幄,纵观全局,明确各级档案管理职责,制定具体的项目文件编制和档案管理办法,明确归档要求和归档范围,并建立健全档案管理网络,形成强有力的工作质量保证体系,才能够从源头把握好档案管理的质量关,以确保工程档案的完整、准确和系统。要做到明确管理职责,完善质量保证体系,需要加强以下四方面的工作。

(1)采取工程档案工作“三纳入”措施,将基建工程档案工作纳入工程行政领导人责任制中,将项目文件的收集和管理工作纳入工程建设计划中,保证基建档案工作顺利进行。

(2)建立健全档案管理网络,配备专兼职的档案工作人员,落实项目档案工作的组织保证体系,建立健全基建工程档案管理的各项规章制度、标准和规范,使基建工程档案工作有章可循,并配备保证基建工程档案工作正常开展的设施以及实行现代化信息管理的必要条件。

(3)加强对基建工程项目的专兼职档案员和施工单位档案人员的培训,提高业务素质和管理水平。培训内容主要有二方面:一是专业知识,基建档案的专业性很强,对档案工作人员的素质要求很高,不仅要求具备档案专业知识,还应具备相当的工程建设专业知识以及对相关行业政策和发展趋势的了解,否则容易造成归档项目文件内容不全,以及在档案资料整理过程当中产生偏差。二是计算机管理知识,为了适应现代企业信息管理的要求,不少企业已采用计算机信息管理系统来管理档案,有助于档案管理的信息化、科学化和规范化。档案人员必须熟练掌握和使用档案管理信息系统,才能在收集项目文件过程中对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性、与纸质载体的一致性进行认定,才能有效地提高工程档案管理的录入、上传、整理等业务工作的效率。

(4)将基建工程档案管理纳入合同管理,在项目的招投标和签定合同时设立专门条款,以明确规定各参建单位对项目文件的责任和编制标准,同时将档案质量作为归还施工单位保证金的条件,取得档案工作的主动权,以保证基建工程档案的齐全和完整。

(5)监理单位要切实负起监理工作的相关责任,不仅要监理工程,而且还要监督检查项目文件的编制和档案整理工作。

2.坚持档案工作与工程建设同步进行

采取基建档案工作“四同步”措施,保证档案工作与工程建设同步,即要做到同步开始、同步实施、同步检查、同步完成。坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,必须将基建档案的管理从末端移到前端,将后续工作变为前置条件,从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制。要将档案工作和项目建设一并纳入程序管理,与项目建设的各个阶段同步进行,从项目筹划、开工时就先期导入,直至竣工验收,形成首尾衔接、互为因果、全程控制的记录体系,真正做到使档案整理变事后整理为事中管理,工程档案与工程建设同步进行。

3. 档案人员全面参与工程建设

基建项目档案工作要完全管理到位,还需要档案管理人员真正做到对工程全过程、全方位的参与和控制,即要认真做好以下三方面的工作。

(1)做好前期信息的掌握和资料的收集。从工程计划到立项,再到合同的签定,工程的可行性研究、选址、地质勘察、环境保护到工程正式开工前的各项请示、批复,都是基建工程的重要依据,工程建设项目的规划许可、国土手续办理等重要文件材料也须重点进行收集。

(2)加强中期工程建设档案的管理。工程建设档案从形成到归档要严把“五道关口”,即:①在施工过程中把好形成关,施工单位在施工过程中形成的文件材料要及时归整,以保证其完整、齐全;②在交工时把好归档关;③把好整理关,档案人员应根据归档原则对工程的零散文件材料及时进行整理;④把好质量关,对于档案人员整理好的档案资料,监理单位要认真负责地进行档案资料检查,并核对竣工资料与设计变更的修改是否与现场实际情况相符,整理是否符合规范;⑤建设单位要把好审核关,从工程档案完整、规范的角度对其进行审核。

(3)搞好后期控制。后期控制指的是工程完工至交工验收,以及交工验收后到竣工验收的这个阶段。控制重点主要有两方面,一是交工验收环节,二是指正式竣工验收前的整改期。交工验收包括内、外两部分:内是审查保证工程质量的档案资料,工程在交工时,应做到档案资料和工程建设同步,有档案信息管理系统的,纸质档案和电子档案也得同步;外则是工程项目的现场实体检测和外观检查。随着国家对基建工程质量、安全、环保的要求越来越高,工程整改期延长,整改期间的整改变更记录、零星配套项目以及试开车运行中形成的相关资料对工程竣工验收都非常重要。因此,工程竣工验收并不意味着基建档案工作的结束。

4. 认真做好基建工程档案的收集工作

基建工程档案的收集工作不是独立的,需要各个部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质,而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作,在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源,包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等,文件材料数量多,内容繁杂,如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集,就有可能出现积重难返。因此,要确保基建项目档案的完整、准确,就必须注重平时的收集积累,科学合理地确定文件归档范围,保证基建工程档案的收集既不繁杂,又不遗漏,因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。为此,档案人员要做到现场办公,现场收集,参加工程例会,以了解工程的进展情况,并作好详细记录,有针对性地开展收集工作;此外,档案人员还应积极参与设备开箱验收,对随机设备资料做到先归档,后利用。

(1) 重视收集设计基础材料

设计基础材料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等材料也是设计、施工以及工程投产运行过程的重要依据性材料,其经费投入在总投资中占有较大的比例,这部分材料由于实用价值大、份数少、利用率高,故应作重点收集。

(2) 重视收集准确的竣工图

基建工程档案的准确性体现在工程档案的内容真实反映了项目竣工时的实际情况和过程,而基建竣工图是工艺管道、设备、仪表电器等部件的施工结果在图纸上的反映,是真实的原始记录,也是工程竣工验收以及今后维护、改建、扩建的重要依据。因此,一定要确保收集到的是图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备符合技术规范的竣工图(包括设计单位提供的电子版图纸)。

(3 )重视收集大型、精密设备在安装调试过程中形成的文件材料

设备从工厂制造到安装调试过程中记录数据材料是非常珍贵的,任何设备都其特殊性,在安装调试过程中,受客观环境的影响,许多技术参数的实际值与设计值存在一定的差异,尽管这种差异非常微小,但对设备在今后的使用、维修方面的影响是比较显著的。因此,设备安装调试过程中形成的数据记录材料也属于收集范畴,必须重视收集。

(4 )重视收集培训材料

为了正确地对设备进行操作、维修和管理,厂家往往要对用户进行专业的技术培训,在培训过程中形成的培训材料往往分散在操作人员手中,档案人员不一定都能完整取得这部分材料,而这些材料对今后设备的操作、维修和管理至关重要,因此,培训材料的收集也非常有必要。

5. 做好基建工程档案的验收

档案竣工验收工作是基建工程档案质量的一次全面检验和考核,在进行档案专项验收前,必须按照国家档案局和企业有关基建档案验收的办法和规定,对工程档案的质量进行自查自改,组织各参建单位、职能部门的有关负责人员、技术人员和档案工作人员对其进行预验收,把住这最后一道口,使有关问题在正式验收之前得到彻底解决,这是保证工程档案质量的有效措施。档案预验收应重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件。在检查过程中,应注意以下五个方面。

(1)检查各专业、各阶段的档案内容是否齐全(包括应该归档的文字、图表、声像以及电子文件等材料),是否为原件。原件是工程档案作为凭证最有力的依据,也是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和凭证,其重要性不言而喻。归档的项目文件必须为原件。但在工程建设过程中,往往会出现许多复印件、传真件,大量的复印件、传真件一旦归档,既不利于档案的长期保管,也会给今后的提供利用造成不可估算的损失。因此,工程档案人员要认真审查,以避免任何复印件,传真件被归档。

(2)检查有关责任人的签字、盖章手续是否完备,签名、盖章的完整直接影响到工程项目文件使用的合法有效性,同时由于我国已实行建设工程质量终身负责制,文件中的签名与盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量负有责任,在基建工程建设过程中形成的设计变更、各种阀门的试压、试漏记录、调试记录以及往来的联络笺等文件,如出现有漏签名、漏盖章的现象,应该要补齐全,绝对不允许代签名。

(3)检查文件中是否有不耐久字迹的现象。

在工程文件的编制过程中,由于工程施工人员、技术人员的随意性行为,会造成相当一部分文件用红墨水钢笔、纯蓝墨水钢笔、圆珠笔、铅笔不耐久字迹的笔进行书写,这些不耐久字迹会随着时间的推移而出现褪色,不利于工程档案的长期保存,也不能满足今后计算机扫描的需要。因此,工程项目文件应该一律用碳素墨水钢笔书写,以保证档案能够保存,一旦发现有字迹褪色、模糊不清或纸张变质等现象,应及时采取补救措施,以确保档案能够长期保存。

(4)检查声像等特殊载体材料是否能有效使用,在基建工程建设过程中会产生一些与纸质不同载体的文件,如照片、录音、录像及电子磁盘、光盘等,针对这些特殊载体的材料应检查其存储规格是否符合国家有关规范要求,以保证今后的有效使用,同时还应该注意检查的是作为归档的电子文件,一方面应包括相应的支持软件、参数和其他相关数据等,另一方面还应与相对应的纸质文件一致,并且是经过审批的最终版本。

(5)检查档案是否已按分类标准进行了系统化整理和编目,档案的整理是指按其形成规律,保持各部之间的有机联系,分类科学、组卷合理、便于查找和利用。

(6)检查项目档案的安全,是否采取有效措施保证档案实体和信息安全。档案库房应采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制等措施,库房与阅览、办公用房做到三分开,档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合要求。

6 .结语

总之,相比一般的档案管理,工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性、复杂性和多载体性。其档案贯穿于工程实施的全过程,是对工程项目的一个更加直接有效的控制。要做好工程项目档案管理,管理制度上的控制是主要手段;主管领导的重视和支持是关键;建立健全档案管理网络,做好业务指导工作是建设项目档案齐全、完整、准确、系统的保证;相关单位的协作和支持是工作顺利开展条件;通过档案管理人员的不懈努力,使工程项目档案管理工作得以圆满完成。






          2011-10-10












文章分类: 档案技术
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