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怎样整理好档案

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档案员怎样整理好档案(1)

   档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。

    档案整理的文件范围是:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。

    档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒,以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

    全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理,企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

    各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

    声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

    科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

    会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

    按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

    按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

    一、档案的分类原则:以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

    二、档案的分类和大类设置办法

    (一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

    (二)各类内档案的分类办法

    1、文书档案分类有4种方法

    (1)保管期限---年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比较便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件,在实际操作中,如果上、下级文件不多,则和本级合并装盒归档,如果上级文件和下级文件较多,则将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内,从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图:

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    (2)保管期限---年度---问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类,此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

    (3)问题---年度----保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司),此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。

    (4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类,此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用,他们是按照上级业务主管机关的规定办的,此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1”开始编制一个流水号,件号编制方法是同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。 2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

    3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

    4、会计类档案分类有2种方法

    (1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开,再按年度时间排列,历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

    (2)年度---类别---保管期限的分类方法,首先应分开会计年度,再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证),然后在各类内按保管期限的长短顺序排列,一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

    5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法,按载体形式设置三级类目时,音像类可分为照片、录音带、录像带;

    6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

    7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-,实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类,也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

    8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

   三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

    (一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”, 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

    (二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位,可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时,省略间隔符。

    1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多,可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

    2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

    3、目录号编制示例

    业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

    (三)案卷(件)号、页号

    1、案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表,账本,凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号,在每一个案卷内编写页号。

    2、件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号,每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

    3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号。


四、档案整理的质量要求:

    (一)组合(卷)要求;以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

    1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏,字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

    2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案,分类层次清楚,类、项、目概念明确,并列的类别之间界限分明,不互相交叉或重合。

    3、保持文件内在联系

    A.时间联系。要求区分年度,不同年度的文件不得混淆,一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准,据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按签发日期(成文日期),电报以发出日期,判定文件所属年度。遇到某些特殊情况,按以下原则处理:(1)跨年度的请示与批复、来文与复文,放在复文年度;没有复文的,放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的,可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算,放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算,放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件,放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件,放在专门年度组卷。(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期,据以按年度合理归类。(4)临时性机构,存在时间不长(两年以内),文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

    B.来源联系。要求区分级别,将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件,如本单位的请示与上级机关的批复,下属机关的请示与本单位的批复,应与本单位的文件放在一起组卷。

    C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等,一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时,可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料,如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目,分别存放,并在目录中加注说明。在按问题分类时,文件归档应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的文件在去年放入哪类中,今年亦归入同一类中,不要根据一时的需要随便更改,以免给将来的查找利用带来不便。

    4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。

    A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。(1)永久保存的文件有以下八个重要方面:一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解,可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党代会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较,对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用,重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料,主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性,是否永久保管,要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。(2)定期保管的文书档案主要包括:一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料,三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程,是分阶段进行的,那么在各阶段形成的文件材料,只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表,是指机关各部门自己形成的,仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务,但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料),这一条几乎大多数机关都有,虽是普发性的,但不是事物性的,而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级,不一定是本机关的主管业务,但又需参照执行,比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。(3)根据本单位的保管期限表,对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料,除了先进事迹是30年,其余都是永久,那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中,全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

    B、会计档案。

    (1)会计凭证:保管15年。

    (2)会计帐薄:现金日记帐、银行日记帐保管25年,总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

    (3)会计报表:决算报表永久保管(包括文字分析),会计月报表保管15年。

    (4)其他类:会计移交清册保管15年,会计档案保管、销毁清册为永久,银行余额调节表、银行对帐单保管5年。

    C、科技档案。基建、科研:永久,设备档案:长期。

    E、音像、电子、实物档案:永久。

    F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

      (二)外形要求 

    1、装具要求。

    (1)采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。

    (2) 购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷” 的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子(4个以上),以及剪刀、棉线、浆糊或胶水。

用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等

用于起订书针的起订机

    2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印,其他项目应用钢笔(上黑色墨水)按规定逐项填写清楚,字迹工整、清晰,也可以刻章盖印。  

    3、案卷或文件装订要求。案卷或文件的装订主要是为了固定"件",使其便于保管和利用。在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行。须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物,对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。装订应结实整齐,不压字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料,应将它们粘贴在A4纸上。空白纸张抽除。

    (1)单份文件装订。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式,如果文件页数多,可以装在文件左侧的正中间,如果文件很薄,可以装在左上角,也可采用缝纫机轧边等方式,装订时以文件的左侧为装订边。30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订,五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件,可不拆钉,保持原貌。装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后);正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后);原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后);附件页数多,也可各为一件;具有保存价值的文件处理单(指有领导签具意见)应与正文作为一件,文件处理单在前,文件在后;转发文与被转发文为一件(转发文在前,被转发文在后);外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后);本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,但须排列在一起;会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订;报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式,一册(本)作为一件。未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件,如先进审批表、工资审批表、统计年报等;介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件。

    (2)整卷装订的案卷,装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的(如学籍档案)应将右、下侧对齐;文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页,可只对齐左侧、下侧。采用三孔一线的方法装订,结头放在文件的底部、卷皮之内。  

(3)不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等,则装入档案袋或档案盒内。

    (三)排列编目要求归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内.根据一定的方法确定文件先后次序,并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由,结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事,一个具体问题,或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列,会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前,同级文件排列在本级文件之后,再排下级。上级文件按同一文号集中排列;本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他(或党群、行政、业务、其他)的事由顺序排列 。

    1.同一事由的归档文件排列内容单一或同一事由的案卷或归档文件,可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级排列。不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列;综合类文件排列,按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序。

    2、不同事由的归档文件排列. (1) 按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件,按其形成时间或办结时间的先后顺序排列,而不考虑其他因素,这种方法比较简单,较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者,几个问题的文件,就先按问题后按时间排列。 (2)按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。如县档案局永久文件先排会议记录、工作计划、总结、全县档案工作会议材料、综合性年报,再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等,然后是业务方面的民生档案工作意见等。 (3)按事由具有的共同属性分别集中排列 a 、一个事由,几个作者,可先按作者,再按时间排列。例如人事工作文件,可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。 b、一个事由,几个地区,可先按地区,再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。 c、非诉讼案件材料,按决定(或批复)----报告---调查旁证----个人交代材料等顺序排列。 (4)按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件,反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等,则可层层细分,分级排列。可按“作者----问题---名称----时间” 交叉组配排列。

    3、 密不可分的文件应依序排列,正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前,罪证、旁证等依据性材料在后。

    4、对具有保存价值,但因特殊原因未及时归档的零散件,可采用将其排在同一年度、同一机构(问题)、同一期限的最后,或与相关的某件归档文件装订成一件,并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。

    (四)编页号与盖归档章 卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,整卷装订的案卷,应在文件正面右上角、背面左上角编写页号;单份装订的归档文件,应在每份文件的右下角、背面左下角编写页号,我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。单份装订的文件,有文件阅办单的,编页号从阅办单开始。 盖章要求:归档章一般采用红色或黑色印泥,盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处,再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一;归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容;若归档文件前有文件处理单(或办文单),归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章其格式与尺寸如下


归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。

    1、 全宗号:是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定,未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。如下图中的“11”是档案局的全宗号。

    2、年度:是指文件形成年度.以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007”。

    3、保管期限:是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”,“30年(2008年以前为长期)”,“10年(2008年以前为短期)”。

    4、件号:件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从"1"开始逐件编号,永久,30年,10年分别编顺序号。 馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要,机关档案室不用填。

    5、盒号:档案盒的排列顺序号。

    6、页数:每一份归档文件的页数。

    7、机构(问题):是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。(我县这栏可以不填) 下图是已经填好的归档章样式:

    (五)卷内文件或归档文件编目要求,编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录,编目应做到准确,全面,详细,深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 (长297mm宽220mm),我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置,不能用白纸印。填写归档文件目录项目时.应使用耐久的书写材料进行填写,且字迹必须工整,美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录,目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒,另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册,以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录放在卷首,归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下: 卷内文件目录和归档文件目录样式如下:

    (1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别:

    一是卷内文件目录第一栏是顺序号,卷内文书材料依其排列先后填写序号, 按照文件的合理排列,要求一份文件对应一条目录,一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷,其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序,第二卷数字不能相连;归档文件目录第一栏是件号,填写室编件号。原则上一份文件编一个件号,登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件,应看作是一份文件的两个部分,只编一个件号;但请示、来函、附件、被批转(转发)文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本,只编一个件号;重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号,但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制,同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

    二是卷内文件目录第六栏是页号,填写卷内每份文书材料的起始页号,卷内最后一份文书材料应填写起止页号,止号要与文件最后页的页码相符。每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。归档文件目录第六栏是页数,填写一件文件的总页数,用于统计和核对。双面有字的记2面,空白页不计数;来往文书、正本与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理,永久、30年保存的档案,我县统一要求每件都编页号,每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。 不管是页数还是页号,页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数。以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角,背面的左上角,以件为单位整理的页码编在正面的右下角,背面的左下角,打印件已经编有页码的可不并再编,有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写。

    (2)责任者:是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,可写通用的简称,如“邵东县教育局”,不能使用“本局”等含义不明,难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”(我指立档单位名称)。如有多个责任者,可写前三个,后加“等”字。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,但必须用“( )”标出领导职务;未署责任者的文件,编目时应考证清楚一并填写。另外注意,文件制发者是原作者,而不是编印者或翻印者。花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准。

    (3)文号:填写文件制发机关的发文字号。 文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成,填写文号要照实抄录,不能随意删减、省略、落字。如有明显错字,注意改正。可用三排编写, 文号中的年度要用[ ]括起,如“邵档发[2008]10号”。 少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况,注意有则有,无则无。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次,诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。


档案员怎样整理好档案(3)

    (4)题名:即文件标题,填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全,不能随意删减、省略,要做到一字不落。明显的错字,注意改正。目录题名中如漏了《 》和“ ”的,要增补。目录题名中的单位名称不能省略,必须以公章为准,做到一字不落。填写题名须注意:

    a应按文件上的标题填写,不得随意更正,但责任者栏填了作者,则可在题名中省略作者,如《邵东县委办 县政府办关于加强民生档案工作的意见》,责任者栏已经写了“邵东县委办 县政府办”,那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”;若正题名能反映文件内容时,则可省副题名;并列题名在需要时与正题名一并抄录;重要的附件题名也应抄录.外加“【 】”,以防漏检。会议文件中的领导人讲话材料,正、副标题最好录齐。

    b文件没有题名或题名含义不清.不能全面揭示文件内容时,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号,以区别于文件原有标题,方便检索。例如文件标题是“通知”、 委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”、“便函”子样的,必须根据文件内容拟写一条简捷的题名,并加[ ];批转性通知只引用发文字号的,也应根据文件内容重新拟写标题;只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的,必须补录齐全文件上的实际题名。

    c永久保存的会议记录必须拟出每次会议的内容,期次、时间,一次会议做为一件,但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“[ ]”;

    d针对性文件题名,如任免、调配、奖惩、出访、优秀人员批件等人事方面的文件材料,涉及本单位人员,其人员名称照实抄录,针对本机关的人名附在题名后,并加“( )”,上级研究本单位有关工作的会议纪要等,必须在原题名后用“()”标出研究内容等;

    e批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件,本是一份文件的两个部分,虽然只编一个件号;但请示、来函、附件、被批转(转发)文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿与历次修改稿只编一个件号,但其题名可以分别占一行登录;

    f相同的文件标题,如工作计划、总结和报表不能打省略号 ;

    G干部调动介绍信、党团组织关系存根、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等一本为一件的,必须写出每个人员的姓名,一行可多写几个名字。一般被批准单位这方面材料少可以一人为一件。较多则6人为一件,题目必须在干部调动介绍信后面用“()”标出6个人的姓名。

    (5)日期:目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。 具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列 如2008 0802。 对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。实在不清楚月日的用4个0代替。 如20080000。

    (6)备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。其中 文件中的漏页、跳页和作废页次,需在备注中注明; 有重复的文件需在备注中说明; 传真件需在备注中注明; 文件有破损,影响了文件内容的需在备注中注明; 文件秘级应在备注中注明;只有请示没有批复的,注明缺批复;只有复印件缺原件的,注明缺原件。需要说明的内容较多,在备注栏加注“*”,具体内容填在盒内备考表中。会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中,方便查阅。

    (六)归档文件装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时.应按照分类方法,将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是:不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒;分机构(问题〕的情况下.不同机构(问题)的归档文件原则上不能放入同一档案盒。装盒时应视文件的厚度,选择适宜的档案盒,不使文件弯曲受损,也不能太空。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放,也可横式摆放。

    (七)档案盒书写要求。 1、封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称),如“邵东县教育局”。 为了美观标准,我县今年统一刻章盖印,不再用毛笔书写。 2、档案盒盒脊应根据不同的摆放方式,在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章,刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由,如“上级党群、行政管理”,方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,其间用“/”号连接;馆编件号待档案移交进馆时再行编制;盒号是指档案盒的排列顺序号,盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理,我县规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。

    (八)档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽 ) 1、封面项目有:立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。 (1)立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 为了美观标准,我县今年统一刻章盖印,不再用毛笔书写。 (2)类目名称填写大类名称,类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。如法规档案、学籍档案、教学档案,这项也可不填; (3)案卷名称即案卷标题,拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确,标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成,要求高度概括卷内文件材料,如“县教育局下发的关于党群,行政管理方面的决定、意见、通知”; (4)文件起止日期即卷内文件材料的起止日期; (5)页数填写该卷档案的总页数; (6)保管期限填该卷档案保存的期限。 (7)封面的右上角有一个框,其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。 2、档案卷皮背脊项目有:全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。

    目录号照目录号编制要求填写,如会计凭证档案填写“K3”;案卷号是根据案卷的排列顺序,对不同保管期限的案卷分别编案卷号。同一保管期限内没有超过1000卷的若干年连续编大流水顺序号。案卷标题按照案卷封面上的案卷名称填写,字数多可缩写,如“县教育教育局关于党群、行政管理文件”。

    (九)填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表,备考表项目包括:盒(卷)内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 说明卷(盒)内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,填写立卷人、检查人和时间,以示负责。去年开始县档案局已将备考表印制在文书档案盒底 。 1、 盒(卷)内文件情况说明要求填写盒(卷)内归档文件需要说明的情况,包括该盒(卷)内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等;整理工作完毕后,归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。 2 、整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,以明确责任; 3、检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,也可与机关内部机构负责人联署。 4、日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。 备考表放置在档案盒的最底层。去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。

    (十)编制立卷说明或归档文件整理说明. 各立档单位在整理完毕当年的档案后,必须编制立卷说明或归档文件整理说明,打印6份,4份放永久档案的归档文件目录册里,置于索引的前面 。一份放全宗卷里,一份存档。 立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。

    1、立档单位基本情况。其具体内容主要有:(1)立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系;(2)内部机构的设置情况,主要工作活动和指标任务完成情况,与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据,即列出文件名与文号。

    2、归档文件情况。其具体内容有:(1)归档文件的总份数,各机构或问题类目的归档文件的份数,各种保管期限的归档文件份数;(2)本单位重大活动形成的文件材料归档情况;(3)有无复制件等情况;(4)各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况;(5)本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

    3、归档文件整理情况。主要内容有:(1)归档文件整理的组织形式及分工情况;(2)归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况;(3)选择的分类方案、排列、编号方法;(4)重要归档文件的状况等。

    (十一)案卷排列及编制案卷目录。 案卷各部分的排列格式: (1)使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。 (2)使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列: 软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。 (3)依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列,采用保管期限、年度、组织机构(或问题)的排列方法。

    (4)编制档案案卷目录。案卷目录由案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。案卷目录模式如下图:


    (十二)编制档案全引目录或归档文件目录册。 档案整理完毕后必须编制档案全引目录或归档文件目录册。

    (1)档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。案卷目录须按照案卷的排列顺序,逐卷填写。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况,区别不同保管期限,若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份,其他档案各打印一式3份。


    (2)归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套,以后2套随档案移交给档案馆,另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。归档文件目录索引的内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号编制盒号:用铅笔分保管期限编制年度流水号. 须按照归档文件的排列组合顺序,逐盒填写;页次是指归档文件目录纸排列在该册的位置,每册从“1”开始编写流水号;问题栏要标出该盒档案内容和起止件号。

    归档文件目录夹封面的填写:全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度;保管期限填写永久、30年(或长期)、10年(或短期);问题填大类名称。

    (十三)档案排架。 排架方法:在同一保管期限中,按年度顺序,从左至右,从上至下。

    五、业务档案的整理方法: 各单位形成的业务档案必须规范化整理、编目、装订,并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案(如公证处的公证档案)和以档案袋为单位保管的业务档案(农合办的医保档案)必须装盒,并规范填写档案盒背脊项目,所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒,自成立以来的档案都裸露在档案架上,98年形成的病例档案都已经发黄、变脆,离保管期限30年还有很远就快无法使用了,这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法,虽然档案盒要点成本,但这些投入是必须的。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理,如审计局的审计业务档案,法院、检察院的诉讼档案,公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案,公证处的公证档案,工商局、质量技术监督局的法规档案等,其上级都有具体整理要求,因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案,各单位应该请档案局的同志前去指导,由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下,将档案规范整理编目。业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图:


档案员怎样整理好档案(4)

    六、会计档案的整理方法

    会计档案整理工作的内容主要包括:分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定,会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担,其它整理环节的工作,原则上由档案部门负责。

    1、 会计档案的立卷方法:

    (1)   会计凭证的立卷方法:会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后,应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷,每本为一卷,每卷厚薄要适中(3cm左右)。凭证卷装订前要剔除金属物,编写页号,所附原始凭证可以不编号,但应折叠整齐,要填写好凭证封面和脊背,并在封面与脊背的接封处,加盖财务专用章和装订人的印章,然后装入会计凭证盒,并填写好凭证盒封面。模式如下:

    (2)   会计帐簿的立卷方法:会计帐簿按年度立卷,在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类,立卷时要严格按照帐簿的种类进行,一本帐簿为一卷。对于活页帐簿,保留已使用过的帐页,编制页码,去除空白页,撤掉帐夹,用会计档案封皮装订成册。对于死页帐簿,应该保持原来面目,不必折去空页,编制页码后用会计档案封皮装订。帐簿装订时,应有卷内文件目录和备考表。封面应填写齐全,平整,并注明所属年度及帐簿名称。封皮上除了全宗号,目录号,档案号,案卷号外,其余都由财务部门填写。

    (3) 会计报表的立卷:会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限,年度报表与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位的表,可根据保管期限的异同,分别装订或合订成卷。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,下边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订。在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料,这些材料是对会计报表的分析和说明,应为会计报表的组成部分,应当与会计报表合在一起组卷,以保持内容上的密切联系。订前要编制页码,填写卷内文件目录及备考表,去除金属物,用会计卷皮装订。工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。

    2、 会计档案的排列与编目

    会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁,通常可以根据案卷排列的方法,按类别各编一个大流水号。会计档案经过装订和排列以后,都要填写案卷目录,作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录,案卷目录填写项目有:归档日期、案卷号、案卷标题、起止年月日、张数、保管期限、存放位置、备注。会计档案案卷目录即登记清册填写格式如下:

      七、声像档案整理

    (一)录音录像档案的整理方法

    录音录像档案,是一种用专门的器械和材料,采用录音、录像的方法,记录声音和图像的一种特殊载体的档案。分为唱片、磁带录音与磁带录像等。

    1、分类:在一般单位,录音录像档案形成的量不大,内容也比较单一,可暂不分类整理。录音录像档案较多的单位,如广播电台、电视台等,可按内容进行分类,通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。如果数量多,还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开,把机密的与一般的分开,把不同版种区别开来(原版、复制版、播出版)。

    2、编目:档案部门对验收并须入库的录音录像档案,应登记入册。如果数量少,只需建立总登记簿即可,按收到的先后次序入册即可。登记的项目包括:编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况(消磁情况、模版质量)、数量备注等。编号采用流水编号或分类号——类流水号。如档案数量多,可先进行分类,然后建立分类登记簿,登记项目如上。经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内,在盒套外面贴上标签,上面注明题目(内容)、讲演人、录制日期、卷(盘)数、编号、带长、时间等项内容。盒内还附有文字材料,并统一编号。

    (二)照片档案的整理方法

    照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用的整理原则。

    1、照片的整理。

    照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法,即在全宗内把照片先按年代分开,再在每个年代内按问题进行分类。照片档案较少的单位,可直接按问题分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。照片经过分类后,应分别排列存放,每类内按时间顺序排列。

    照片分类后,再按类将照片组合成案卷,一般情况下,一类内容一卷,内容相近的可组成一卷,照片数量少的,一年的照片也可以组成一卷。卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。如有可能,在每张照片的背面也应写明上述各种号码,以便查找利用。

    照片的编号,应先编每卷的卷号,再编卷内照片的顺序号。

    在完成案卷整理后,还要编制案卷的卷内目录,填写备考表、案卷目录。(案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名,照片号即案卷内照片的顺序号,照片的题名即文字说明改成照片名称,不超过50个字)

    2、底片的整理方法。

    底片的分类方法很多,按制成材料分类,分为软质底片、硬质底片;按尺寸大小分类,分为2寸、4寸、特大号;按年度分类,即按不同历史时间产生的照片业分类;还可按内容分类,即按底片所反映的问题、工程、项目等来分类。无论按哪一种标准来分都可以,分类后再按底片收到的先后次序流水编号即可。对于底片数量少的单位也可以不分类,如果只有一种底片,则也不必分类,统一编流水号即可。底片号在编写时,应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。

    3、照片文字说明的成分与要求。照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。如果没有文字说明作补充,就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。一般,每张照片都要编写文字说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。文字说明包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写,一同保存。

    事由:照片影像所反映事件、事物的情由。
    时间:事件的发生和照片拍摄的时间。
    地点:被摄物所在的具体地点。
    人物:照片上主要人物的姓名、身份。
    背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的情况。
    摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。

    照片档案立卷完成后,要填写案卷的卷内目录、卷内备考表、案卷目录,以利于查找利用。

    对于数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。简单讲就是先建立一个照片类目文件夹,然后将所摄的有保存价值的数码照片按类目保存到计算机,并给每张照片附上文字说明,再刻录成光盘

      八、科技档案的整理编目

    科技档案的整理工作,就是由档案部门对收集来的科技档案,按其形成规律和特点,进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列,以真实反映科技、生产活动的历史面貌,保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录,用以固定案卷分类、排列的整理成果,揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则:遵循科技档案的自然形成规律,保持科技档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,便于保管和利用。 科技档案的整理方法:一般讲,基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

    (一)分类。科技档案分类,就是根据科技档案的内容性质和形成特点,把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

    1、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元,划分科技档案的类别。

    2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元,划分科技档案的类别。

    3、课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元,划分科技档案的类别。

    4、专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。

    5、地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。

    6、时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

    以上几种基本方法,在实际应用时,可根据具体情况,结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类,具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类,由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同,因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法,比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类,根据组织形式和设备类型的不同,设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

    (二)案卷组织与排列

    案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的,因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下,组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担,档案部门协助、指导。

    科技文件材料的排列要注意以下几点:(1)基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。(3) 案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。(4)图样材料的排列。有两种情况:一是对于有图样目录的图纸,可以按图样目录的顺序进行排列;二是对于没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关系排列。(5)图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前,图样材料在后。(6)有译文的外文资料的排列。译文在前,原文在后。

    (三)案卷编目

    案卷编目,是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的,是科技文件整理工作的一项内容,基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

    案卷编目,是以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷系统整理成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有:编页及填制案卷内科技文件目录,填写备考表,装订案卷以及装盒、填制案卷封面和脊背标签,编制科技档案总目录、分类目录。

    1、编号及填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录,是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料,一般在编制时就有图样目录或文件目录,编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录,或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录,其项目有编号及填写卷内文件目录。(1)编号。案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。 (2)案卷内科技文件目录的编制。案卷内科技文件目录,其项目有:序号,指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号,序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序;文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等;责任者,指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名;题名,指该份文字材料或图样的标题(全称);编号,指该份文字材料的文件号或图样的图号;责任者,指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名;日期,指该份文字材料图样的编制日期;页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号;卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

    2、   填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用,乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分:一部分是对组织案卷时,卷内科技文件基本情况的有关记载和说明,如图样、照片、文字材料等数量的记载,以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后,在科技档案管理工作过程中,对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

    3、 装订案卷以及装盒、填写案卷封面及背脊。 (1) 装订时科技文件材料都要折叠为统一的A4 幅面、取掉金属物,将下侧、右侧对齐,用装订条三孔一线装订,再放入科技档案盒内。(2) 填制案卷封面。案卷封面,是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时,它又对案卷内的科技文件起着保护作用,封面编制的质量和水平,将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制,关系到科技档案的管理和开发利用。所以,填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目,主要由3部分组成。1)案卷题名。又称案卷标题,是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征,是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成:一是项目名称,即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征,如机械产品某组成部分(结构特征),工程设计某设计阶段(阶段特征)或某专业(专业特征)的科技文件,等等。三是科技文件名称特征,如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名,要注意概括性,做到文字简练,表达准确,不可繁杂冗长,防止卷内科技文件名称和简单罗列;同时要注意完整性,能够恰当地揭示案卷的内容和成分,避免不适当的简化。2)案卷的管理性内容项目。这一部分包括:立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人;编制日期,指案卷内科技文件形成日期或起止日期;保管期限,填写经鉴别划定的保管期限;密级,密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级。3)档号项。包括档号,即本案卷的科技档案号,由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成;档案馆(室)号,填写国家给定的本档案馆(室)的编号。档号主要包括全宗号、目录号、案卷号。如县检察院的基建档案永久第一卷,其档号为25—J.1—001。 (3) 编制案卷脊背标签。脊背标签,是管理和使用案卷的必备工具,其项目有保管期限、档号、案卷题名。填写同封面。

    4、 编制科技档案总目录、分类目录

    科技档案总目录,是科技档案登记总帐,是按照科技档案归档时间的顺序,以案卷为对象进行登记,也称流水账。科技档案的分类目录,是严格按照科技档案分类、排列次序,对案卷进行登记的目录,是直接按照类别查找科技档案,为利用者提供服务的工具。


九、归档实物的整理方法

    归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

    1、 整理要求

    一是 归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

    2、 整理方法

    A、鉴定。一是 根据本单位的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。 二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。三是 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

    B、分类

    归档实物应在其全宗—实物类别内,按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

    (1)按年度分类

    将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识,如“2006”。

    (2)   按类别分类

    将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
    荣誉类包括:证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;
    纪念品(礼品)类包括:纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等;
    印信类包括:本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

    (3)   排列

    根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种:
    格式①:全宗号—实物—件号。
    格式②:全宗号—实物—年度—件号。
    格式③:全宗号—实物—类别—年度—件号。
    实物档案较少的单位(每年少于30件)可选择格式①或②;实物档案较多的单位可选择格式③。

    (4 ) 编号

    根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印,而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好,整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章(见图1)。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图:

    长×宽=55×16mm
    全宗号:同文书档案
    实物档案代号:用第一个汉语拼音字母标识,即“SW”。
    年度:填写实物形成或获得的年度。
    类别:荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
    件号:归档实物的排列顺序号。
    在分类方案的最低一级类目内,按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
    参见号:指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

    (5 )编制实物档案目录

    实物档案归档目录包括件号、题名(文字说明)、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽=279mm×210mm)

    件号:见归档章
    题名(文字说明):综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
    材质:实物的制成材料。
    型制:实物的外形,长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
    年度、类别、参见号:见归档章
    备注:注释实物档案除题名外需说明的情况。

    (6)   编制目录封面

    实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目(见图3)。其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。

    注:长×宽=297mm×210mm

    (7)上架

    实物档案应按分类方案排列顺序上架。

    3、 保管

    实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。 存放实物档案的库房和框架应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色,确保实物档案完好无损。 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。 有条件的单位应建立实物档案库房,作为专门保管实物档案的场所。

    十、电子档案的整理:

    电子档案是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

    (一)归档要求

    1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档(逻辑归档指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档),定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档(物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行),并按档案管理的要求进行登记。

    2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理,如:正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

    3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件,著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。

    4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

    5、档案馆(室)应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

    (二 )归档方法

    1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,视文件数量,跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

    2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体,但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

    3、存储电子文件的装具上应贴有标签,注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图:

    4、信息组织结构

    每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。

    (1)说明文件。文件名:README。文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。 文件格式:说明文件为字符文件。每行的左边为标题,右边为说明内容,中间用冒号分开。例如:

    2005年党员年报:2005年教育系统党员年报。

    (2).归档电子文件登记表。文件名:REGISTER。文件内容:归档电子文件登记表的电子版本。文件格式:具体格式见附录1。

    (3)归档电子文件目录。目录名:DATA。目录内容:以子目录的形式存放归档电子文件,一组电子文件保存在一个子目录中。

    (4).对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

    (三)电子文件的归档标准

    电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性,并且对于不同信息类型的电子文件,由于其技术特点不同,存储载体和记录信息的标准、算法也不同,所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性:

    1、字处理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档,如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

    2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储,有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种,有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

    由扫描仪获得的图像电子档案,对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi,对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

    3、图形文件 。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,对相关软件及各种数据信息一并存档。

    4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

    5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

    6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式,信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

    7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

    8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多,存储时注意数据的完整性。信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

    9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。

    10、数据文件 。数据文件的类型较多,包含以上所示的多种类型,具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。

    在符合软、硬件平台条件下,应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行,并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时,要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

    用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案,如果采用非标准算法,则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。

    (四)电子档案应该拷贝到耐久性的载体上,至少一式三套,一套封存(C),一套供查阅利用(Y)。一套(S),异地保存。对于加密的电子文件,则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入盒中存放。

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文章分类: 档案技术
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