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年度档案管理达标检查心得

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作为一名档案管理员,几乎每个企业单位都会遇到年底档案达标评比活动,单位都想获得一个好的评价,这也是对我们档案工作的认可,对档案管理员工作来讲非常重要,当然除了档案基础工作做好以外,还是有很多技巧的分享给大家,希望对档案管理工作达标有所帮助。

1、          首先档案的基础性工作要做好,包括档案库房的建设三分开库房、办公、阅览,库房的档案库面积能大一些,能预留未来10年的档案存储量,这个公式很简单,每年的档案存储量,需要档案密集架的长度×10就是档案存储的库房量,档案室的八防也是很重要的包括:防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等,这里我单独强调一点儿:档案室灭火器是每年需要更换的,防虫的话可以采用专用的档案防虫药,一般的档案公司都有卖的,每个档案密集架上都要放。上级单位档案检查之前最好能把档案库重新打扫一下,这样库房看起来干净整洁。档案库房的文件消毒柜、空气消毒机、加湿器、除湿器、防磁柜、温湿度表、文件保密柜能配的都给配上。

2、          汇报材料一定要准备详细一点儿,档案达标检查都有一些评分表,根据评分表逐条准备档案汇报资料,这样便于上级单位的检查对着打分表和汇报材料可以逐条打分了,档案检查组喜欢这样的逐条汇报方式,本单位的幻灯片汇报不要做得太啰嗦,大概控制在一个小时之内汇报完成,界面简洁,条理清晰,大概框架包括三部分:本单位档案工作概况、档案管理工作整体汇报、未来档案工作的发展思路。

3、          档案的信息化建设也是很重要的一块,一般单位档案信息化包括:文书档案、科技档案(业务档案)、财务档案等,除了财务档案都可以做档案数字化。通过档案管理系统实现档案数据著录、档案数字化扫描加工、挂接都要实现,在上级档案检查组检查的时候,随时可以实现档案文件在线检索、调阅这也是档案自动化程度重要部分,也是一个得分项和亮点。

4、          接待就是生产力,对上级档案专家组的接待,需要考虑详细的预案,包括接待人员(需要什么样级别领导陪同)、线路、入住酒店、接送等,档案专家组汇报会议的时候最好能各部门负责人和兼职档案员全部参加,让档案检查组有一种对档案管理工作非常重视的感觉,这个印象分非常重要,当然这个需要各部门的配合,需要提前发通知,这个只要大家努力去做,就可以得这个印象分。

   作为一名档案管理工作者,我的感觉是软硬结合才能顺利通过档案检查组的检查,软就是接待、汇报材料等软服务,硬就是档案库房建设,档案设备设施的配备,档案案卷立卷规范化和信息化建设,不管怎样,档案员辛苦的工作,都是希望通过档案达标检查组的考核,顺利达标,体现我们档案管理工作的价值!

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文章分类: 档案技术
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