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科技档案的整理方法

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一、科技档案的定义

《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

二、科技档案的归档范围

1、基建档案归档范围:

⑴、可行性研究、任务书:项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书。

⑵、设计基础材料:工程地质、水文地质、勘察报告、化验报告等其他设计基础材料。

⑶、设计文件:施工图设计,总体规划设计,设计鉴定及审批等设计文件材料。

⑷、工程管理文件:征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书,承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件,施工执照,环保、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书

⑸、施工文件:土建施工文件,设备及管线安装施工文件,电气、仪表安装施工文件。

⑹、监理文件

⑺、竣工文件:项目竣工验收报告、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议等文件材料。

2、设备档案归档范围:

⑴设备购置文件材料:本级请示和上级批复;设备订购协议或合同书等。

⑵设备随机文件材料:设备图册和说明书;设备合格证、装箱单和配件目录;设备安装规程等。

⑶设备安装使用后形成的文件材料:设备安装记录、验收记录、运行记录、保养和大修记录、检查和事故记录、改造记录和总结等。

3、归档要求

⑴、归档的文件材料应为原件。

⑵、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

⑶、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写,不得使用易褪色的书写材料,否则必须复印。

⑷、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

⑸、图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面,所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏露在外面,竣工图章应使用不易褪色的红印泥。

⑹、组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。

三、科技档案的整理

整理程序

分类→组卷→卷内文件排列→拟写案卷标题→复查定卷→编页号→填写卷内文件目录→填写卷内备考表→填写案卷封面→案卷装订→案卷排列与档号编制→填写卷盒、装盒排架→编制检索工具,共13个步骤。

1、组卷:组卷,就是把一组有联系的文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能够表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利用。

组卷方法

1)、基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷,文字材料在前,图纸在后。

2)、设备档案:按单台组卷:即1台1卷。

2、卷内文件排列:

就是按照文件的形成规律和必然联系,系统的、有规则的进行排放,固定每份文件在卷内的恰当位置。

排列方法:

1)基建档案:按前期文件、工程设计、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。(竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)

2)设备档案:按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。

3)卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后。

4)卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:

①整体上按时间(工作程序进度)。

②正文在前、底稿在后。

③正文在前、附件在后。

④批复在前、请示在后。

⑤原件在前、复印件在后。

5)装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。

6)文件排列好后,在卷内每份文件和每张图纸的右上角空白处,用黑色印油加盖科技档案档号章。档号章由区档案局统一雕刻。

3、拟写案卷标题

1)、基建档案标题拟写方法:

①文字材料类:

“三段式”:责任者——问题——名称

如:咸安区政府关于*****建设项目征地的批复、会议纪要等

②表格、图纸材料类:

A、项目名称—子项目—表格、图纸名称

如:教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表

B、项目名称—表格、图纸名称

如:教学楼电气竣工图

2)、设备档案标题拟写方法:

型号—设备仪器名称—文件名称

如:XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单

4、复查定卷

复查定卷就是对所组成的案卷,进行一次全面的审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷质量。

复查内容:

1)案卷组成是否合理;

2)卷内文件是否齐全完整;

3)卷内文件排列是否系统科学;

4)案卷题名是否恰当。

5、编制卷内文件页号

1)、编号范围:

除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。

2)、位置:

正面——右下角、背面——左下角,同文档相反(文档是编在右上角)。

3)、编号工具:用铅笔编写阿拉伯数字。

6、填写卷内文件目录

规范格式:

卷内文件目录

序 号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日 期

页 号

备 注







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“序号”:即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。

“文件编号”:文件填文号,与文书档案的填写方法一样,如咸安政办发[2009]***号。图纸:填图号,例“建施-1”,“结施0科技档案的整理方法AN>

“责任者”:以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位和个人;有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。责任者要填写全称,也可填写规范通用的简称。如:咸安区发展和改革局可写为咸安区发改局,行政区域必须填写完整,不得省略。

“文件材料题名”:即文件标题或图纸的全称。

“日期”:文件或图纸的形成日期。用8位阿拉伯数字填写,中间不用任何间隔号,如20090612。

“页号”:填每份文件的起号,最后一份文件填起止号。

7、填写卷内备考表

⑴、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);

⑵、填写立卷人、检查人姓名及立卷日期。

8、填写案卷封面

9、案卷装订

用棉线三孔一线装订。装订前要拆掉金属物。图纸要按A4


文章分类: 档案技术
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