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民营企业档案实用知识技能60问(二)

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16、民营企业照片档案收集哪些材料?

照片档案是指在各项工作活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史纪录。记录反映企业主要经营管理活动和重要工作成果的照片皆属收集范围(不包括数码照片)。

(1)企业领导人和外界著名人物参加与企业有关的重大活动的照片。

(2)企业典型人物工作活动的照片。

(3)企业组织或参加的重要外事活动的照片。

(4)记录企业重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片。

(5)项目基本建设过程中拍摄的工程照片。

(6)其他有保存价值的照片。



17、民营企业电子档案收集哪些材料?

电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。而电子文件则是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。民营企业在生产经营和管理中产生的以下几方面的电子文件属收集范围:

(1)企业用电子计算机制发的电子公文和用电子计算机编制的各类报表的备份盘等;

(2)电子计算机等技术含量较高的设备的随机电子文件,如载有存储设备驱动程序、应用软件、使用说明书等的磁盘、光盘;

(3)企业开发或购买的电子计算机各种软件等电子文件;

(4)企业OA系统中形成的电子文件和本单位收发的E-mail;

(5)企业ERP、CAD和CAM以及其它业务系统中形成的电子文件。

(6)电子设备采集形成的图像、音频、视频等电子文件。



18、民营企业客户资信档案收集哪些材料?

客户资信档案指的是在客户资信管理过程中形成的有参考价值的原始记录。客户资信档案应包括6个方面的内容:

(1)客户基本情况:主要内容包括注册名称、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量认证等;

(2)销售人员信息记录:是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的许多客户内部信息,包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法,特别是对于偿付贷款的一般做法,同时要记录客户的付款情况,并随着每次交易进行动态管理情况;

(3)同行对客户的资信评价;

(4)公共管理资信记录:主要通过司法部门、行政部门和媒体部门而得到的客户资信方面的内容。具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录;

(5)商业资信证明书和客户开户银行资信证明书;

(6)企业资信综合调查报告:指委托企业资信调查中介机构对客户资信档案的形成和积累始终处于一个动态的管理过程,只有双方有经济上的交往,档案就在不断形成。



19、民营企业信用档案主要有哪些内容?

企业信用档案主要指政府机关为企业建立的和企业自身在政治、经济、法律、道德等社会实践活动中形成的有关信誉和行为规范等文件材料。主要内容包括以下8个方面:

(1)证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件;

(2)银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件;

(3)市场行为的各类合同、协议履约状况的文件;

(4)获得各类荣誉证书;

(5)企业内部审计和社会审计结论性文件材料;

(6)社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料;

(7)企业在产品设计、可行性研究、专家鉴定等方面的质量监督材料;

(8)其他记录和反映企业信用状况的文件材料等。



20、民营企业档案保管期限如何确定?

保管期限一般以企业管理的客观利用需求为依据来确定,既要考虑文件的现实利用价值,更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限有永久、长期(15——50年,含50年)和短期(15年以下,含15年)或永久、定期(30年、10年)等。

具体地说:(1)凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的,对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案,列为永久保管;(2)凡是反映企业一般工作活动,在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料,列为长期(或30年)保管;(3)凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料,列为短期(或10年)保管。

产品属企业自身开发的,其档案保管期限一般定为永久,属外来加工的一般为定期;基本建设项目档案的保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的规定;设备档案的保管期限可以根据该设备的使用年限设为定期;会计档案的保管期限有永久、定期两类,其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五类(具体参见1998年8月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》)。



21、根据当前反倾销斗争的需要,对民营企业档案收集范围和保管期限如何调整

根据当前反倾销斗争的需要,民营企业档案收集材料涉及的内容和范围很广,如企业状况,包括所有制性质、生产产品种类、型号、生产要素(含原材料消耗、人工消耗、电力消耗、包装用品消耗、废品处理等五个方面)、数量、成本,产品在原材料购买、销售定价、利润分配等方面的权限与政府的关系等材料,企业经营者的个人档案、企业信用档案、企业商业秘密档案。民营企业有必要根据新形势的要求,重新科学制订企业各种文件材料的归档范围和档案保管期限表,对于原来没有收集或者不够重视的材料如生产过程中形成的原始记录等要加强收集。

有关文件材料保管期限的确定,在遵守有关规定的前提下,可以根据企业产品生命力和市场销售等情况适当延长或缩短,这有利于维护企业利益,在反倾销等工作中提供有力依据。



22、民营企业文件材料的积累工作有几种方式?

文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。

民营企业文件材料积累主要有以下二种方式:

1.职能部门积累,指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作,并有专人负责保管和登记(登记表式样见下图)。如:党政管理部门文件由企业办公室负责积累;生产经营文件由生产经营部门积累;科技文件由科技部门积累等。

2.档案部门积累,指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。各部门形成的文件材料一旦办结,即交给档案部门积累。

要做好文件材料的积累工作,必须采取以下措施:

(1)文件积累工作纳入相关职能部门工作的程序中;

(2)文件积累工作纳入企业的计划管理中;

(3)文件积累工作纳入有关部门和人员的岗位责任制;

(4)为文件积累工作提供必要的物质条件,以保证质量。

文件材料积累登记表式样

序号

责任者

文件编号

份数

文件材料名称

密级

登记日期

备注











23、如何确定民营企业文件材料归档的时间?

归档时间是指所形成的企业文件材料何时办理归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一,企业应根据文件材料形成特点确定归档时间:

党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

产品生产或开发、科研课题、基建工程项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档,或与相应内容的其它载体归档时间一致。

更新、补充的文件材料;企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;企业产权变动过程中形成的文件材料;基本建设、设备设施运行管理中形成的更新材料;其他临时活动中形成的文件材料等,应做到随时归档。



24、文件材料归档手续如何办理?

文件材料归档前由档案部门验收,文件材料在归档前遗失,文件形成部门或经办人应尽力弥补,并承担相应责任。归档部门或个人及档案部门应填写移交档案登记薄(见附录⑨),交接双方交点清楚,双方签字,以备查考。



25、对归档文件材料的质量有什么要求?

主要有以下几方面要求:

(1)归档的文件材料必须齐全完整,实物、照片(包括底片)、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档;

(2)归档的文件材料必须是原件,归档的发文应包括正式文件、发文稿纸、有修改痕迹的定稿(非计算机清稿),特别重要的文件应同时保存历次有修改痕迹的修改稿(非计算机清稿);

(3)归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律;

(4)归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸,归档文件禁用色带打印;

(5)电子文件的归档应遵守两个原则:第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”,即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件,同时存档。第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面的工作,在线归档是指将经过整理的电子文件,转入由档案部门管理控制的档案数据库,脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。



26、如何保证归档文件材料的齐全完整?

应从制度上明确责任人制度,对归档要求予以明确,并注意以下具体环节:(1)产品试制定型、科研成果鉴定,基建、技改项目竣工验收,引进设备开箱验收等活动,必须有专(兼)职档案员参加,文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行鉴定、验收;(2)工作人员外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料,要按照归档范围的规定,及时送交本部门整理、归档,并经档案部门签字确认后方可履行相关报销事宜;(3)员工人事档案可由人事部门收集保管,但必须按档案管理规范进行整理;(4)企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。


27、什么是科技档案的预立卷,如何进行?

科技档案预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。

要做好科技文件材料的预立卷工作,应做到如下几点:

(1)正确选择预立卷的地点。科技文件材料的预立卷地点的选择,并不像文书材料那样集中在文书处理部门或档案室,而应按科技材料积累方式和途径设点,由各自的责任者(项目责任人、指定的专人、职能部门兼职档案员)负责归档范围内科技文件材料的收集、积累、归档。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累,做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。

(2)设置预立卷盒(袋)。这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。

(3)随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,填写文件材料积累登记簿,随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。



28、文书档案如何整理与编目?

文书档案整理,近年来我省推行文件级整理,即按件整理。按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:

(1)对归档文件逐件装订固定。

(2)对归档文件以“件”为单位进行问题——年度——保管期限分类。

(3)对分类后的归档文件按办结时间排列,其中对属同一个事由形成的若干件文件材料相对集中。

(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“归档章”(样式见下图1,栏目的间距按标准),并填写有关栏目的内容。

(5)编制归档文件目录(样式见下图2,栏目的间距按标准)。

(6)将归档文件按连续件号顺序装盒,填写脊背栏目(样式见下图3,栏目的间距按标准)。

归档章式样(1


(全宗号)

(年度)

(室编件号)


(问题)

(保管期限)

(馆编件号)

总页数




件号

责任者

文号

文件题名

日期

页数

备注








归档文件目录式样(图2





档案盒脊背式样(图3


全宗号

年度

保管期限

(问题)

起止件号




29、科技档案如何整理与编目?

科技档案整理,要遵循科技文件材料的形成规律(即成套性),保持其内在的有机联系,便于保管和利用。

(1)分类 应根据生产经营活动的性质或规模来确定,不能简单的一律采用一种分类模式,或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内,应有一个综合的分类方案,分类标准要一致,力求简明,不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种:①按工程项目分类,主要适用于基建档案。它是将一个工程项目的档案全部集中一起,便于成套地提供利用。②按产品类型分类,主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类,主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。

(2)编目编号 科技档案目录,是以卷、册为对象进行登记编制的,实际上是案卷的名册,其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置,以便于统计、查找、利用。科技档案的编号叫档号,档号主要包括分类号(项目代号)、案卷号。如设备档案中有档案为S.10-12的案卷,其档号含义为:S代表设备档案,10代表该设备代号,12代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

(3)拟写案卷题名  案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号,档案内容,材料名称等。如A大楼水电照明竣工图,098课题鉴定验收大纲,C-163万能冲床变速装置零件图等。

(4)装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式,科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面,长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录(式样见下图1,栏目的间距按标准)的编排次序排列有序,用档号章(式样见下图2,栏目的间距按标准)固定。

科技档案的整理质量要符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

科技档案卷内目录式样(图1)

科技档案卷内目录式样(1

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备注
















档号章式样(2

档号

序号





30、会计档案如何整理与编目?

会计部门将当年度的会计凭证、会计帐簿、财务报表及其他会计核算专业材料收集齐全、完整,然后按照凭证、帐簿、财务报表等几种主要形式进行分类。通常采用种类——保管期限——年度分类方法,即把财务报表、帐簿、凭证、其它分开,同一保管期限的再按年度时间先后排列。

会计档案经过分类排列、装订和编号,使之位置固定下来,然后登记案卷目录,这就是会计档案的编目。编制会计档案案卷目录(样式见下图栏目的间距按标准)工作,一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后,可暂由会计部门保管一年。期满后,应当由会计部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。

会计档案的整理质量要符合国家标准《会计档案案卷格式》的要求。

会计档案案卷目录式样

顺序号

案卷题名

起止日期

卷内张数

附件张数

凭证号码

保管

期限

备注






















文章分类: 档案技术
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